Tugas 2. SISTEM INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF

PENDAHULUAN

Model sistem umum perusahaan akan dapat menjadi contoh pola yang baik untuk menganalisis sebuah organisasi. Model ini akan menyoroti unsur-unsur yang swharusnya ada dan bagaimana unsur-unsur tersebut seharusnya berinteraksi. Dalam hal yang sama, model delapan unsur lingkungan sebuah perusahaan dapat menjadi suatu cara yang baik untuk mengalami kompleksitas dan bagaimana perusahaan akan berinteraksi dengan lingkungannya. Integrasi antara model sistem umum dan model delapan unsur lingkungan akan menjadi dasar suatu konsep yang menerima banyak perhatian dewasa ini-manajemen rantai pasokan (supply chain management).

Pandangan secara luas atau keunggulan kompetitif menyadari adanya organisasi-organisasi yang bersaing dengan perusahaan sekaligus juga profesional dan staff di negara-negara lain yang bersaing memperebutkan pekerjaan dengan karyawan perusahaan. Perusahaan multinasional sering kali mengontakan pekerjaan (outsource) ke organisasi-organisasi lain agar dapat mencapai suatu keunggulan ekonomi. Perusahaan yang melakukan bisnis secara global memiliki kebutuhan-kebutuhan informasi dan koordinasi khusus. Sumber daya informasi perusahaan meliputi perangkat keras, perangkat lunak, spesialis informasi, penggunam fasilitas, basis data (database), dan informasi. Memiliki empat dimesnsi yang diinginkan; relevasi, akurasi, ketetapan waktu, dan kelengkapan.

Perusahaan di dalam Lingkungan

Model sistem umum sebuah perusahaan membuat kita dapat dengan lebih mudah melihat arti penting lingkungan bagi kesuksesan sebuah perusahaan. Sebuah perusahaan tercipta atas dasar tujuan untuk memberikan produk dan jasa yang memenuhi kebutuhan lingkungannya. Sama pentingnya, sebuah perusahaan tidak akan dapat berfungsi tanpa sumber daya yang diberikan oleh lingkungannya.

Unsur-unsur lingkungan adalah organisasi dan individu yang berbeda di luar perusahaan dan memiliki pengaruh langsung maupun tidak langsung atas perusahaan. Kedelapan unsur ini terdaoat didalm suatu sistem yang lebih besar yang disebut masyarakat (society), Figru 22, menggambarkan model delapan unsur lingkungan.

Pemasuk (supplier), atau yang disebut juga vendor, memasok bahan baku, mesin, jasa, oirang, dan informasi yang digunakan perusahaan untuk menghasilkan produk dan jasanya. Produk dan jasa ini lalu dipasarkan kepada pelanggan (customer) perusahaan. Serikat pekerja (labor union) adalah organisasi dari para pekerja terampil maupun tidak terampil dari berbagai jenis bidang usaha dan industri.

Komunitas keuangan (financial cpmmunity) terdiri atas industri-industri seperti bank dan institusi pemberi pin jaman lainnya yang mempengaruhi sumber daya keuangan yang tersedia bagi perusahaan. Pemegang saham dan pemilik (stockholders dan owners) adalah orang-orang yang menginvestasikan uang kedalam perusahaan mereka adalah pemilik perusahaan yang sebenernya. Pesaing (competitor) mencakup semua organisasi yang bersaing dengan perusahaan didalam pasar. Pemerintah (government), baik itu ditingkat nasional, provinsi, maupun lokal, akan memberikan pembatasan dalam bentuk pembelian, informasi, dan dana. Komunitas global (global community) adalah wilayah geografis dimana perusahaan menjalankan operasinya.

Aliran Sumber Daya Lingkungan

Perusahaan terhubung dengan unsur-unsur lingkungannya melalui aliran sumber daya lingkungan (environmental resource flows). Aliram-aliran yang umum terjadi meliputi aliran informasi dari pelanggan, aliran bahan bakun kepada pelanggan, aliran uang kepada pemegang daham, dan aliran bahan baku dari pemasok.

Aliran yang lebih jarang terjadi meliputi aliran uang dari pemerintah (seperti uang penelitian), aliran bahan baku kepada pemasok (pengembalian barang dagangan), dan aliran pegawai kepada pesaing (karyawan yang “diajak” perusahaan lain),

Tidak semua aliran sumber daya terjadi diantara perusahaan dan seluruh unsur lingkungannya. Sebagai contoh, mesin  bisanya tidak mengalir dari perusahaan kepada pedagang saham, dan uang seharusnya tidak mengalir kepada pesaing.

MENGELOLA ALIRAN SUMBER DAYA FISIK –MANAJEMEN RANTAI PASOKAN (SUPPL CHAIN MANAGEMENT)

Jalur yanfg memfasilitasi aliran sumber daya fisik dari pemasok kepada perusahaan dan selanjutnya kepada pelanggan disebut sebagain rantai pasokan (supply chain). Aliran sumbeer daya melalui rantai pasokan. Manajemen rantai pasokan terdiri atas aktivitas-aktivitas berikut ini;

·         Meramalkan permintaan pelanggan

·         Membuat jadwal produksi

·         Menyiapkan  jaringan transportasi

·         Memesan persediaan pengganti dari para pemasok

·         Menerima persediaan dari pemasok

Manajemen Rantai Pasokan dan Sistem Perencanaan Sumber Daya Manusia

Manajemen rantai pasokan hanya salah satu aspek dari sistem perencanaan sumber daya perusahaan (enterprise resource planning-ERP), namun memainkan peranan yang sangat penting dalam operasi. Penggunaan sistem ERP dari vendor yang sama (SAP,Oracle,atau produk lainnya) oleh para anggota didalam rantai pasokan akan membantu memfasilitasi aliran informasi rantai pasokan.

Dalam hal ini, perpindahan data dari satu anggota ke anggota yang lain akan terfasilitasi dan semua anggota akan dapat meraih keuntungan, tetapi anggota terkuat dari rantai pasokanlah yang biasanya akan menerima keuntungsn terbesar.

KEUNGGULAN KOMPETITIF

Seiring dengan perusahaan memenuhi kebutuhan produk dan jasa para pelanggannya perusahaan tersebut akan berusaha untuk mendapatkan keunggulan diatas para pesaingnya. Satu hal yang tidak selalu terlihat jelas adalah adanya fakta bahwa sebuah perusahaan juga akan apat mencapai keunggulan kompetitif melalui sumber daya virtualnya.

Didalam sistem informasi,keunggulan kompetitif (competitiev advantage) mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan pengungkitan (leverage) didalam pasar.

Dimensi-dimensi Keunggulan kompetitif

Keunggulan kompetitif dapat direalisasikan dalam hal mendapatkan keunggulan strategis, taktis, maupun operasional.

KEUNGGULAN STRATEGIS

Keunggulan strategis (strategic advantage) adalah keunggulan yang memiliki dampak fundamental dalam bentuk operasi perusahaan. Sistem informasi dapat digunakan untuk menciptakan suatu keunggulan strategis. Sebagai contoh, sebuah perusaahn dapat memutuskan untuk mengubah seluruh datanya menjadi basis data dengan alat penghubundg standar (seperti alat penghubung browser web) guna kemungkinan berbagi dengan sekutu-sekutu bisnis dan pelanggannya.

KEUNGGULAN TAKTIS sebuah perusahaan mendapatkan keunggulan taktis (tactical advantage) ketika perusahaan tersebut mengimplementasikan strategi dengan cara yang lebih baik dari para pesaingnya. Dalam contohnya, layanan pelanggan dapat ditingkatkan dengan menawarkan kepada pelanggan akses langsung ke informasi.

Keputusan strategi adalah menjadikan sistem informasi perusahaan tersedia bagi para pelanggan untuk meningkatkan layanan pelanggan. Perusahaan mengembangkan suatu sistem informasi taktis yang tidak hanya akan meningkatkan kepuasan pelanggan, namun juga akan menigkatkan profitabilitas.

KEUNGGULAN OPERASIONAL Keunggulan Operasional (opertional advantage) adalah keunggulan yang berhubungan dengan transaksi dan proses sehari-hari. Disinlah sistem informasi akan berinteraksi secara langsung dengan proses.

Tiga tingkat keunggulan kompetitif diatas akan bekerja bersama-sama. Sistem informasi yang terpengaruh oleh ketiga tingkat ini akan memiliki kemungkinan terbaik untuk meningkatkan kinerja sebuah perusahaan secara substabsial.

Keuntungan Koordinasi

Banyak keuntungan yang diperoleh oleh MNC adalah karena m,emiliki kemampuan pemrosesan informasi yang baik yang didasarkan pada kemampuannya dalam berkoordinasi. Keuntungan organisasi melpti antara lain:

·         Fleksibilitas dalam merespon pesaing dibergbagai negara dan pasar.

·         Kemampuan untuk menyamai kebutuhan pasar di seluruh dunia

·         Kemampuan untuk berbagai pengetahuan antarunit di bergabagi negara

·         Mengurangi biasa operasi secara keseluruhan

·         Peningkatan efisiensi dan efektivitas dalam memenuhi kebutuhan pelanggan.

Masalah-masalah Teknologi

MNC sering kali didera dengan masalah yang berhubungan dengan tingkat teknologi yang terdapat di negara-negara anak perusahaannya. Dibeberapa negara, sumber listrik yang dapat diandalkan mungkin tidak tersedia, sehingga mengakibatkan seringnya terjadi gangguan listrik. Sirkuit telekomunikasi sering kali hanya dapat mengirimkan data dengan kecepatan yang rendah, dan kualitas transmisinya juga buruk. Peranti lunak juga dapat menjadi masalah. Karena banyak negara tidak memperhatikan hak cipta atas peranti lunak dan menutup mata pada peanti lunak bajakan, beberapa vendor peranti lunak menolak untuk berbisnis dibeberapa negara tertentu.

Dimensi Informasi

Ketika pengembang sistem (pengguna maupun spesialis informasi) mendefinisikan output yang diberikan oleh prosesor informasi, mereka akan mempertimbangkan empat dimensi dasar informasi. “keempat dimensi yang diinginkan ini akan dapat menambah nilai dari informasi tersebut.

·         Relevansi. Informasi memiliki relevansi jika informasi tersebut berhubungan dengan masalah yang sering dihadapi. Pengguna seharusnya dapat memilih data yang diperlukan tanpa harus melewati dahulu sejumlah fakta-fakta yang tidak berhubungan.

·         Akurasi. Idealnya, seluruh informasi seharusnya akurat. Akan tetapi, fitur-fitur yang memberikan kontribusi kepada tingkat akurasi sistem akan menambah biaya dari sistem informasi tersebut

·         Ketepatan waktu. Nformasi hendaknya tersedia untuk pengambilan keptusan sebelum situasi yang genting berkembang atau hilangnya peluang yang ada.

·         Kelengkapan. Para penggguna hendaknya dapat memnperoleh informasi yang menyajikan suatu gambaran lengkap atas suatu masalah tertentu atau solusinya. Istilah kelebihan muatan informasi (information overload) menunjukan bahwa memiili informasi yang terlalu banyak juga dapat memberikan kerugian. Pengguna hendaknya dapat menentukan jumlah rincian yang dibutuhkan.

Sifat Manajemen Pengetahuan yang Berubah-ubah

Manajermen pengetahuan pada awalnya berfokus pada sistem pemrosesan transaksi yang akan memperoses pesanan pelanggan, membuat catatan persediaan, menghitung jumlah gaji, dan tugas-tugas lain yang serupa. Karenanya, sistem informasi dianggap memilik “tingkat rendah” karen aberhubungan dengan pekerjaan-pekerjaan yang diberikan kepada organisasi di “tingkat rendah.” Kini, organisasi mengakui bahwa sistem informasi mengumpulkan pengetahuan yang terdapat didalam suatu organisasi, dan organisasi harus mengelola pengetahuan tersebut.

Perencanaan Strategis bagi Peusahaan

Ketika sebuah perusahaan mengorganisasikan para eksekutifnya kedalam suatu komite eksekutif, kelompok ini biasanya akan bertanggung jawab atas perencanaa strategis bagi keseluruhan perusahaan. Pada tingkat yang paling minimum, komite eksekutif terdiri atas presiden dan wakil presiden bidang-bidang bisnis perusahaan. Komite ini akan menentukan rencana bisnis strategis organsasi.

Setelah rencana dibuat, komite eksekutif akan memonitor pelaksanaanya sepanjang tahun dan, jika dibutuhkan, mengambil tindakan yang sesuai. Dalam bebrapa kasus, rencana dapat dimodifikasi untuk meencerminkan perubahan situasi. Komite juga dapat mengambil inisiatif pengambilan keputusan yang ditujukan untuk memastikan bahwa seluruh sasaran perusahaan akan tercapai.

Rencana Strategis untuk Area-area Bisnis

Ketika para eksekutif sebuah perusahaan sepenuhnya memiliki komtmen pada perencanaan  strategis, mereka melihat adanya kebutuhan bagi masing-masing area bisnis untuk mengembangkan renhcana strategisnya sendiri. Selama bebapa tahun terakhir, unit IS mungkin telah mendedikasikan sebagian besa perhatian mereka kepada perencanaan strategis daripada kebanyakan area bisnis yang lain. Istilah yang digunakan untuk menggambarkan aktifitas ini adalah perencanaan strategis untuk sumber daya informasi (strategic planning for information resource-SPIR).

PENGANTAR SISTEM INFORMASI

Pengantar Sistem Informasi

Pendahuluan

Komputer telah digunakan untuk aplikasi bisnis sejak pertengahan tahun 1950an . sejak saat itu peranti keras maupun peranti lunak mendapat kemajuan yg dramatis, yang memungkinkan dinikmatinya manfaat pemrosesan computer oleh individual dan juga organisasi .

Komputer yang pertama kali dipasarkan secara luas  adalah UNIVAC1, yang pertama kali dipasang di Biro Sensus AS (U.S Census Bureau) pada tahun 1951 dan kemudian di Generla Electric (GE) pada tahun 1954. International Business Machines (IBM) dengan cepat merespons dengan meluncurkan lini produk yang lengkap yang mengarah pada ciptakannya system/360 pada tahun 1960an  komputer pertama yang mendukung banyak pengguna pada waktu yang bersamaan .

Aplikasi  bisnis pertama melibatkan pengolahan transaksi-transaksi akuntansi . Sistem ini merupakan sistem virtual dimana ia mengolah dan menyimpan data yang mencerminkan sistem fisik perusahaan. Selain itu, perusahaan berkomunikasi dengan lingkungannya dan memiliki kemampuan pengendalian diri. Pada waktu yang kurang lebih bersamaan, pengolah kata memperkenalkan sekumpulan aplikasi yang pada akhirnya menjadikan konsep kantor virtual menjadi kenyataan. Langkah besar berikutnya adalah penyempurnaan konsep SIM untuk menghasilkan satu kelasa sistem yang disebut dengan sistem pendukung pengambilan keputusan (decision support system-DSS). Yang  ditujukan bagi manajer secara spesifik dan masalah-masalah tertentu.

Masa depan teknologi informasi menunjukkan adanya kelangsungan tren kearah penyusutan ukuran dan peningkatan mobilitas. Perusahaan-perusahaan pembuat computer sedang mempertimbangkan alat-alat seperti Keyboard  yang berbentuk proyeksi cahaya pada suatu  permukaan daftar dan sebuah pena digital yang mampu meningkat apa yang kita tulis . Bergerak (mobile), nirkabel, kecil dan tidak mahal adalah kata-kata yang meggambaran teknologi informasi saat ini. Di masa depan anda akan dapat mengakes teknologi informasi dimana saja dan kapan saja .

SEJARAH SISTEM IFORMASI

Tinjauan mengenai sejarah sistem infromasi menckup peninjauan kembali pada bagaimana peranti keras telah mengalami evolusi dan bagaimana penerapannya dari waktu ke waktu. Dalam kurun waktu setengah abad sejak computer digital untuk tujuan umum pertama kali dipasang disebuah organisasi bisnis, peranti keras telah mengalami berlipat-lipat kali kenaikan kecepatan dan kapasistas yang juga disertai dengan pengurangan ukuran secara dramatis. Dalam waktu yang sama, aplikasi kmputer juga telah mengalami evolusi dari yang sebelumnya digunakan untuk mengolah trasaksi akuntansi secara sederhana, menjadi sistem yang dirancang untuk mendukung manajer dan pemecah maalah lainnya .

Evolusi Peranti Keras Komputer

Komputer yang kita kenal sekarang dapat diacak kembali ke sebuah mesin yang diebut Electronc Numerical Intergrator and Calculator-ENIAC, yang dikembangkan pada tahun 1946 oleh John W. Mauchly dan J Presper Eckert dan dua orang insinyur di University Of Penssylvania. ENIAC adalah pendahulu dari UNIVA 1 Remingtond Rand yang merupakan computer otomatis Universal yang pertama kali dipasarkan secara luas.

Istilah Mainframe masih digunakan hingga saatn ini, namun kini dipergunakan untuk menggambarkan computer-komputer besar yang letaknya tersentralisasi yang biasanya dpertemukan di organisasi-organisasi beesar.

Meskipun IBM bukan merupakan pembuat computer yang pertama, IBM tidak membutuhkan waktu lama sebelum menjadi yang terdepan didalam indutri ini. Pada akhir tahun 1095-an, IBM telah memiliki lini produk penuh, dan dipertengahan tahun 1960-an, perusahaan ini merevolusikan industry computer dengan memperkenalkan lini computer IBM System/360.

Komputer-komputer ini adalah computer pertama yang sekaligus melakukan berbagai tugas yang diminta oleh beberapa orang pengguna. Meskipun prosesor sebuah komputer biasanya melakukan tugas satu per satu , istilah multitasking mengacu pada fakta bahwa  lebih dari satu orang pengguna akan terlihat bekerja menggunakan computer dalam waktu yang bersamaan.

Komputer Berukuran Lebih Kecil

Selama tahun-tahun awal komputasi, dikebanyakan perusahaan departemen computer memonopoli computer. Para pengguna tidak dipergunakan untuk mengakses computer, yang disimpan disebuah fasilitas komputasi. Para penggun harus mengomunikasikan kebutuhan informasinya kepadaspesialis informasi (information specialist) karyawan yang memiliki tanggung jawab penuh dalam pengembangan dan pengoprasian sistem informasi. Contoh spesialis informasi adalah analisis sistem, pemrograman (programmer), administrator basis data (database), spesialis jaringan, dan Webmaster.

PENGANTAR ARSITEKTUR KOMPUTER

Ketika seseorang memikirkan computer, mereka serig kali memikirkan sekumpulan prosesor computer dan alat alat input dan output. Inti dai sebuah computer adalah prosesornya. Prosesor, yang dikendalikan oleh sebuah sistem operasi Windows XP, mengelola alat input dan output, alat penyimpanan data, dan operasi atas data. Unit Pemrosesan Sentral (Central Processing Unit-CPU) menendalikan seluruh komponen lain. Memori Akses Acak (Random Access Memory-RAM) bertindak sebagai tempat kerja seentara bagi CPU semakin besar are kerja, maka akan semakin cepat CPU menyelesaikan tugas tugasnya.

PENGANTAR ARSITEKTUR KOMUNIKASI

Komunikasi dibatasi oleh adanya fakta diprioritaskannya komunikasi telepon antara manusia. Standar dan prosedur komunikasi telepon tidak pernah dimaksudkan untuk mengakomodasi komunikasi digital yang sangat cepat yang dibutukan antarkomputer. Modem adalah sebuah alat peranti keras yang memodulasi sinyal digital dari sebuah computer (baik itu mati atau hidup, seperti sebuah saklar) kedalam sinyal analog (suatu gelombang kontinu, misalnya bunyi suara) dan sebaliknya.

Komunikasi antarkomputer yang tidak mempergunakan sistem telepon public biasanya akan jauh lebih cepat. Standar komunikasi langsung seperti ini mulai dikembangkan setelah standar sistem telepon public selesai dikembangkan. Kini, computer dapat berkomunikasi melalui jaringan nirkabel.

Sistem Informasi Manajemen

Dengan telah terbentuk dan berjalannya sistem pemrosesan transaksi, baik spesialis informasi perusahan maupun produsen computer ingin terus melanjutkan peningkatan dalam atifitas komputasi, sehingga mereka mencari area-ara aplikasi yang baru. Sistem informsi kemudian dirancang ulang sehingga sistem tersebut dapat lebih sesuai dengan kebutuhan para manajer. Sistem-sistem seperti ini pada akhirnya mencapai kemapanan sebagai area apliikasi computer yang pertama. Para pengguna SIM biasanya terdiri atas entitas-entitas organisasi formal perusahaan atau sub-unit anak perusahaanny. Informasi yang dijlaskan oleh SIM menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya dilihat dari apa yang telah terjadi dimasa lalu, apa yang sedang tea pa yang kemungkina kan terjadi, dan apa yang kemungkinan akan terjadi dimasa depan. SIM akan meghasilkan ini melalui penggunaan dua jenis peranti lunak.

-peranti lunak pembuat laporan (report-writing software) yang menghasilkan laporan berkala maupun laporan khusus. Laporan berala dikodekan dalam suatu bahasa program dan disiapkan sesuai jadwal tertentu.laporan khusus, yang sering disebut pula laporan ad hoc, sebagai tanggapan atas kebutuhan informasi yang tidak diantisipasi sebelumnya. Sistem manajemen basis data dewasa ini memiliki fitur –fitur yang dengan cepat membuat laporan sebagai respons atas permintaan akan data atau informasi tertentu.

-model matematis menghasilkan informasi sebagai  hasil dari suatu simulasi atau operasi perusahaan. Model-model matematis yang menggambarkan operasi perusahaan dapat ditulis menggunakan semua jenis bahasa pemrograman. Akan tetapi, bahasa-bahasa pemodelan khusus dapat menjadikan tugas ini menjadi lebih mudah dan lebih cepat untuk dilakukan,

Output informasi yang dihasilkan akan digunakan oleh pihak-pihak yang akan memcahkan masalah (baik manajer maupun kalangan professional) dalam mengambil keputusan guna memecahkan masalah.

Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan (Decision Support System)

Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan (Decision Support System-DSS) adalah suatu sistem yang membantu seorang manajer atau sekelompok kecil manajer memecahkan saatu masalah. Satu contoh adalah DSS yang dirancang untuk membantu seorang manajer penjualan menentukan tingkat komisi terbaik bagi para tenaga penjualannya. DSS mengambil pendekatan jarak jauh dalam memecahkan masalah, berbeda dengan SIM yang mengambil pendekatan jarak dekat dengan memberikan informasi bagi sekelompok besar pencari pemecahan masalah dalam memecahkan tentang masalah yang luas.

Output DSS awalnya dihasilkan dari suatu basis data relasional dan mecakup laporan berkala dan khusus serta ouput dari model-model matematis. Berikutnya ditambahkan kemampuan dukungan keputusan kelompok melalui peranti lunak yang berorientasi pada kelompok yang disebutgroupware. Groupware memungkinkan DSS bertindak sebagai suatu sistem pendukung pengambila keputusan kelompok (group decision support system-GDSS)

                                                                                                                             

PENGGUNA SISTEM INFORMASI

Pengguna pertama output computer adalah para karyawan administrasi dibidang akuntansi. Beberapa informasi, seperti yang dihasilkan sebagai produk sampingan dari aplikasi akuntansi, juga tersedia bagi para manajer. Ketika peusahaan menerapkan konsep SIM, penekanan akan bergeser dari data menuju ke informasi dan dari karyawan administrasi ke pemecahan masalah. Meskipun istilah sistem informasi manajemen terdengar kebalikannya, manajer bukanlah satu-satunya pemilik SIM, nonmaanajer dan staf profesionl menggunakan pula hasil outputnya.

PERANAN INFORMASI DALAM PEMECAHAN MANAJEMEN

Berkata bahwa pemecahan masalah adalah aktivitas terpenting yang dilakukan seorang manajer merupakan suatu gambaran yang terlalu disederhanakan. Pekerjaan ini jauh lebih rumit daripada hanya sekedar pemecahan masalah saja. Aktivitas-aktivitas lain, seperti komunikasi, juga sama pentingnya. Akan tetapi, adalah aman jika dikatakan bahwa pemecahan masalah merupaka salah satu aktivitas utama yang sering kalimenentukan berhasil atau tidaknya karier manajemen.

Sumber : Raymond MacLeod, Jr.