Artikel

Sistem Informasi Manajemen

IMPLEMENTASI TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF DALAM OPERASIONAL PERUSAHAAN PADA ERA GLOBALISASI

PENDAHULUAN
Tidak dapat disangkal bahwa salah satu penyebab utama terjadinya era globalisasi yang datangnya lebih cepat yaitu karena perkembangan pesat teknologi informasi. Kemajuan teknologi digital yang dipadu dengan telekomunikasi telah membawa komputer memasuki masa-masa “revolusi”-nya. Kegunaan komputer di perusahaan tidak hanya untuk meningkatkan efisiensi, namun lebih jauh untuk mendukung terjadinya proses kerja yang lebih efektif. Tidak seperti halnya pada era komputerisasi dimana komputer hanya menjadi “milik pribadi” Divisi EDP (Electronic Data Processing). perusahaan, di era kedua ini setiap individu di organisasi dapat memanfaatkan kecanggihan komputer, seperti untuk mengolah database, spreadsheet, maupun data processing (end-user computing). Tidak ada yang dapat menahan lajunya perkembangan teknologi informasi. Keberadaannya telah menghilangkan garis-garis batas antar negara dalam hal flow of information.

1. Konsep manajemen informasi dalam perusahaan
Bagi banyak orang, kantor merupakan tempat korespondensi, persiapan formulir dan laporan, penyimpanan data, dan berkas oleh juru ketik, sekretaris, arsiparis, petugas pemberkasan, operator mesin, supervisor dan manajer. Latar di atas sering melibatkan produk fisik – surat, memorandum, dan laporan yang ditulis; pernyataan dan nota yang disiapkan; catatan dan rekaman; lemari berkas yang berisi salinan arsip. Kantor ini ada wujudnya, tapi bagi mahasiswa manajemen perkantoran administratif, ini merupakan gambaran umum sebuah kantor.Manajemen kantor administratif, mirip dengan manajemen informasi, menjadi bidang kerja dinamis yang terdiri dari sistem administrasi, proses data, reprografis, proses kata, manajemen data, telekomunikasi dan mikrografis. Fungsi dan prinsip manajemen informasi yang efektif dapat diterapkan di berbagai jenis kantor. Tugas kantor lama seperti komunikasi lisan dan tulisan, mengolah dan melaporkan, penyimpanan data, akunting, dan pemberkasan masih ada, tapi diperbarui. Fungsi manajemen kantor terbatas pada layanan berkas dan pegawai. Adanya perkembangan zaman dan metode informasi muncul tuntutan agar informasi dan keputusan dilakukan lebih cepat.
-Konsep keungggulan kompetitif dalam operasional perusahaan
Dalam mengimplementasikan konsep e-business, terlihat jelas bahwa meraih keunggulan kompetitif (competitive advantage) jauh lebih mudah dibandingkan mempertahankannya. perusahaan harus memiliki kriteria-kriteria (critical success factors) dan ukuran-ukuran (performance indicators) yang dapat dijadikan sebagai barometer sukses tidaknya perusahaan dalam memiliki dan mempertahankan keunggulun kompetitif tertentu. Secara garis besar, ada empat periode atau era perkembangan sistem informasi, yang dimulai dari pertama kali diketemukannya komputer hingga saat ini.
Ada punbeberapa konsep kompetitif yaitu : men genai akses yang cepat dalam mencari informasi yang berkaitan dengan perusahaan tersebut, teknik penyampaian informasi, dan visualisasi.
Teknologi informasi yang dapat dipakai dalam hal ini yang termudah adalah internet. Sistem informasi yang baik adalah sistem yang dapat memenuhi kebutuhan di setiap sektor, baik itu dari faktor kemudahan aksesibilitas maupun ketajaman informasi. Kecepatan dalam update inilah yang merupakan salah satu keunggulan dari teknologi sistem informasi.

2. Strategic uses of information technology
Perkembangan teknologi informasi juga dirasakan membawa perubahan yang sangat berpengaruh terhadap berkembangannya dunia bisnis. Tingginya investasi dalam Teknologi Informasi dan hubungannya dengan produk dan layanan selama dua dekade ini akan berhasil jika gabungan dari keduanya dapat selaras dan saling mendukung. Keselarasan antara strategi teknologi informasi dan strategi bisnis dapat berjalan dengan pengembangan sumberdaya dari teknologi informasi yang sejalan dengan proses bisnisnya Keberhasilan investasi Teknologi informasi ini dapat dicapai jika ada keselarasan antara Teknologi Informasi dan strategi yang kompetitif.
Agar keselarasan antara teknologi informasi dan strategi bisnis terwujud maka harus ada saling pengertian mempunyai visi yang sama antara eksekutif proses bisnis dengan eksekutif teknologi
persaingan dalam suatu industri tidak hanya terbatas pada persaingan diantara para pesaing yang ada tetapi gabungan dari kelima kekuatan bersaing itu yang akan menetukan kemampuan perusahaan di dalam suatu industri untuk memperoleh keuntungan. Strategi merupakan arahan dan ruang lingkup dari perusahaan dalam jangka panjang yang akan memberikan keuntungan bagi perusahaan melalui penggunaan sumber daya yang ada dalam lingkungan yang mendukung untuk memenuhi kebutuhan pasar dan memenuhi harapan dari para stakeholder. Ada dua kemungkinan yang dapat dilakukan, pertama proses bisnis perlu dilakukan modifikasi agar sesuai dengan IT yang digunakan, atau kedua melakukan penyesuaian atau kustomisasi terhadap IT. Peranaan IT dalam organisasi ini juga akan mempengaruhi penyelarasan yang terjadi dalam perusahaan.

3. Membangun Customer Focused
Untuk membangun keunggulan kompetitif perusahaan, manajemen puncak perlu pertama-tama menetapkan strategi yang tepat. Perusahaan yang menggunakan strategi ini membangun keunggulan kompetitif dengan terus-menerus menciptakan produk atau layanan yang paling canggih, paling baik, paling inovatif. Pada perusahaan dengan orientasi keakraban pelanggan (customer intimacy), maka harus dipastikan semua karyawan memahami dengan benar arti penting pelanggan. Pada perkembangan pasar ritel dewasa ini, tuntutan konsumen yang semakin meningkat dan persaingan yang semakin ketat membuat perusahaan ritel hares tetap fokus dalam tindakan penciptaan kepuasan dan membangun loyalitas pelanggan. Salah satu pendekatan pemecahan masalah yang dapat dilakukan adalah dengan menerapkan strategi pemasaran relasional.
Perusahaan yang dapat membangun bisnis yang berfokus pada customer adalah bagaimana dia dapat :
• Mempertahankan agar customers loyal
• Dapat mengantsisipasi kebutuhan masa yang kan datang
• Mampu merespon kekhawatiran customer
• Menyediakan pelayanan yang berkualitas tinggi kepada customer
Customer focused juga berarti memberikan yang terbaik bagi konsumen dan menjadikannya puas akan sejumlah rupiah yang dikeluarkan.

4. Value Chain & Strategic Information System
sistem informasi dalam suatu organisasi perusahaan sudah menjadi suatu kebutuhan yang mendasar. Pengembangan sistem informasi yang baru membutuhkan suatu perencanaan sistem teknologi informasi. Pembuatan perencanaan strategis sistem teknologi informasi adalah sebagai langkah awal dalam membuat perencanaan sistem teknologi informasi.
- Pada tahap pertama yaitu penelitian dilakukan studi literatur tentang sistem informasi dan perencanaan strategis sistem teknologi informasi.
- Tahap kedua yaitu dilakukan pengumpulan data dan informasi sesuai dengan kebutuhan penelitian. Tahap ketika dilakukan analisis bisnis dan analisis sistem teknologi informasi. Analisis bisnis yang dilakukan adalah analisis 5 competitive forces model Porter, analisis Strength Weaknesses Opportunity Threaths (SWOT), analisis value chain. Analisis sistem teknologi informasi yang dilakukan adalah analisis Information System Strategic Grid model McFarlan dan analisis kesenjangan.
- Bagian akhir analisis dilengkapi dengan rekomendasi strategi untuk pengembangan sistem teknologi informasi.
Strategi ini dijalankan dengan tetap memperhatikan komponen biaya dan waktu pengembangan sistem.

5. Re-engineering Bussiness Process
Business Process Reengineering dikenal juga dengan istilah Business Process Redesign (Perancangan Ulang Proses Bisnis), Business Transformation, atau Business Process Change Management. Re-engineering ("rekayasa ulang") adalah dasar dari perkembangan-perkembangan manajemen yang muncul belakangan ini. Perancangan ulang membagi-bagi proses bisnis menjadi sub-sub proses dan tugas yang dilaksanakan oleh beberapa area fungsional terspesialisasi dalam organisasi, Perancangan ulang memaksimalkan kinerja subproses yang akan menghasilkan beberapa keuntungan, namun tidak menjanjikan peningkatan yang dramatis jika prosesnya sendiri tidak efisien dan tertinggal. Teknologi informasi berperan penting dalam konsep perancangan ulang. Pada masa sekarang, TI merupakan pendorong besar bagi beberapa bentuk kinerja dan kolaborasi di dalam dan luar organisasi.
Beberapa peran TI dalam BPR:
• Basis data yang dibagi-bagikan (shared databases), membuat informasi tersedia pada banyak tempat.
• Jaringan telekomunikasi (telecommunication networks), memungkinkan organisasi dapat disentralisasikan dan didesentralisasikan dalam waktu yang sama.
• Perlengkapan pengambilan keputusan (decision-support tools), memungkinkan pengambilan keputusan menjadi bagian dari pekerjaan sehari-hari.
• Komunikasi data tanpa kabel (wireless data communication) dan komputer yang mudah dibawa (portable computer), memungkinkan personel lapangan bekerja secara independent..
• Perhitungan kinerja tinggi (high performance computing), memungkinkan perencanaan on-the-fly (diciptakan pada saat dibutuhkan) dan perbaikan.

6. Menciptakan Virtual Company
suatu perusahaan yang membuat suatu aplikasi sistem informasi yang digunakan untuk menjembatani antara perusahaan dan klien secara online.
Untuk membangun sebuah Virtual Company, ada beberapa komponen yang dapat digunakan , diantaranya :
1. Email
2. Sistem yang otomatis dan mudah digunakan
3. Digital company
4. Monitoring
5. Infrastruktur
6. Motivasi
7. user-friendly
Untuk factor waktu, aplikasi yang bisa menjadi pilihan adalah e-mail, IM, intranet, electroni meeting. Sedangkan untuk faktor jangkauan ruang/area, teknologi yang bisa menjadi pilihan adalah mobile phone, PDA,Laptop,internet. Kedua pilihan teknologi dan aplikasi tersebut akan menjadi dasar bagi Manager dalam pengambilan keputusan dan bertindak sesuai kebutuhan organisasi dan management.

7. Membangun Knowledge Creating Company.
Knowledge management adalah kumpulan perangkat, teknik, dan strategi untuk mempertahankan, menganalisa, mengorganisir, meningkatkan, dan membagikan pengertian dan pengalaman
knowledge sebagai intellectual capital perusahaan merupakan faktor strategis perusahaan menghadapi kompetisi global. Knowledge creation adalah proses inti dari inisiatif knowledge management, yang secara khusus mempunyai dampak untuk menghasilkan new knowledge agar dapat menciptakan inovasi untuk meningkatkan pertumbuhan corporate performance.

Ada 2 macam knowledge yang dikembangkan perusahaan :
- Explicit knowledge: data, dokumen, dan seluruh hal yang tertulis atau yang tersimpan didalam computer.
- Tacit knowledge: “how-to” knowledge yang ada dalam pikiran masing masing pekerja Tacit Knowledge seringkali menggambarkan informasi terpenting dari sebuah organisasi, namun tidak tercatat secara tertulis tetapi berada didalam akal/pikiran masing masing karyawan.
Integrasi ini menjadikan perusahaan menjadi lebih innoovative dan agile dalam menyediakan produk dan layanan pelanggan berkualitas.

Sumber : http://diancherunisah.blogspot.com/2011/09/artikel-sistem-informasi-manajemen-1.html

TUGAS 5

KEAMANAN INFORMASI

Pendahuluan

Semua organisasi memiliki kebutuhan untuk menjaga agar sumber daya informasi mereka aman. Kalangan industri telah lama menyadari kebutuhan untuk menjaga keamanan dari para kriminal komputer, dan sekarang pemerintah telah mempertinggi tingkat keamanan sebagai salah satu cara untuk memerangi terorisme.ketika organisasi-organisasi ini mengimplementasikan pengendalian keamanan, isu-isu utama mengenai keamanan versus ketersediaan serta keamanan versus hak pribadi harus diatasi.

Kemanan informasi ditujukan untuk mendapatkan kerahasiaan, ketersediaan, serta integritas pada semua sumber daya informasi persahaan bukan hanya peranti keras dan data. Manajemen keamanan informasi terdiri atas perlindungan harian yang disebut manajemen keamanan informasi (information security management-ISM) dan persiapan-persiapan operasional setelah suatu bencana yang disebut dengan manajemen keberlangsungan bisnis (business continuity management-BCM).

Ada tiga jenis pengendalian yang tersedia. Pengendalian teknis terdiri atas pembatasan akses, firewall, kriptografi, dan pengendalian fisik. Pengendalian formal bersifat tertulis yang memilik harapan hidup jangka panjang. Pengendalian informal ditujukan untuk menjaga agar para karyawan perusahaanmamahami dan mendukung kebijakan-kebijakan keamanan.

Sejumlah pihak pemerintahan telah menentukan standar dan menetapkan peraturan yang mempengaruhi keamanan informasi. Asosiasi-asosiasi industri juga tlah meneydiakan berbagai standar dan sertifikasi profesional.

Manajemen keberlangsungan bisnis terdiri atas seperangkat subrencana untuk (1) menjaga keamanan karyawan. (2) memungkinkan keberlangsungan operasional dengan cara menyediakan fasilitas komputer cadangan, serta (3) melindung catatan penting perusahaan. Perusahaan-perusahaan yang ingin menegembangkan rencana kontijensi baru tidak harus memulai dari awal, beberapa model berbasis peranti lunak tesedia seperti halnya garis besar dan panduan dari pemerintahan.

KEAMANAN INFORMASI

Saat pemerintah dan kalangan industri mulai menyadari kebutuhan untuk mengamankan sumber daya informasi mereka, perhatian nyaris terfokus secara eksklusif pada perlindungan peranti keras dan data, maka istilah keamanan sistem (system security) pun digunakan.

Fokus sempit ini kemudian diperluas sehingga mencakup bukan hanya peranti keras dan data, namun juga peranti lunak, fasilitas komputer, dan personel. Definisi yang luas ini mecakup pealatan seperti mesin fotokopi dan mesin faks serta semua jenis media, termasuk dokumen kertas.

Tujuan Keamanan Informasi

Keamanan informasi ditujukan untuk mencapai tiga tujuan utama kerahasiaan, ketersediaan, dan integritas.

·         Kerahasiaan, perusahaan berusaha untuk melindungi data dan informasinya dari pengungkapan kepada orang-orang yang tidak berwenang. Sistem informasi eksklusif, sistem informasi sumber daya manusia, dan sistem pemrosesan transaksi, seperti penggajian, piutang dagang, pembelian, dan utang dagang amat penting dalam hal ini.

·         Ketersediaan, tujuan dari infrastruktur informasi perusahaan adalah menyediakan data dan informasi sedia bagi pihak-pihak yang memiliki wewenang untuk menggunakannya. Tujuan ini penting, khususnya bagi sistem berorientasi informasi seperti sistem informasi sumber daya manusia dan sistem informasi eksekutif.

·         Integritas, semua sistem informasi harus memberikan representasi akurat atau sistem fisik yang direpresentasikannya.

Manajemen Keamanan Informasi

Seperti halnya cukupan keamanan informasi telah meluas, demikian juga pandangan akan tanggung jawab manajemen. Manajemen tidak hanya diharapkan untuk menjaga agar sumber daya informasi aman, namun juga diharapkan untuk menjaga perusahaan tersebutagar tetap berfungsi setelah suatu bencana atau jebolnya sistem keamanan.

CIO adalah orang yang tepat untuk memikul tanggung jawab atas keamanan informasi, namun kebanyakan organisasi mulai mununjuk orang-orang tertentu yang dapat mencurahkan perhatian penuh terhadap aktifitas ini. Seperti yang diharapkan seorang CIAO harus mendapatkan serangkaian sertifikasi keamanan dan memiliki pengalaman minimum 10tahun dalam mengelola suatu fasilitas keamanan informasi.

MANAJEMEN KEAMANAN INFORMASI

Pada bentuknya yang paling dasar, manajemen keamanan informasi terdiri atas empat tahap: mengidentifikasi ancaman yang dapat menyerang sumber daya informasi perusahaan, mendefinisikan risiko yang dapat disebabkan oleh ancaman-ancaman tersebut, menentukan kebijakan keamanan informasi, serta mengimplementasikan pengendalian untuk mengatasi risiko-risiko tersebut.

Tolok ukur keamanan informasi (information security benchmark) adalah tingkat keamanan yang disarankan yang dalam keadaan normal harus menawarkan perlindungan yang cukup terhadap gangguan yang tidak terotorisasi. Standar dan tolok ukur semacam ini ditentukan oleh pemerintah dan asosiasi industri serta mencerminkan komponen-komponen program keamanan informasi yang baik menurut otoritas-otoritas tersebut.

MANAJEMEN RISIKO

Sebelumnya, manajemen risiko diidentifikasi sebagai satu dari dua strategi untuk mencapai keamanan informasi. Risiko dapat dikelola dengan cara mengendalikan atau menghilangkan risiko atau mengurangi dampaknya. Pendefinisian resiko terdiri atas empat langkah:

1. Identifikasi aset-aset bisnis yang harus dilindungi dari risiko.

2. Menyadari risikonya.

3. Menentukan tingkatan dampak pada perusahaan jika risiko benar-benar terjadi.

4, Menganalisis ekelmahan perusahaan tersebut.

Tingkat keparahan dampak dapat diklasifikasikan menjadi dampak yang parah (suvere impact), membuat perusahaan banmgkrut atau sanagt membatasi kemampuan perusahaan tersebut untuk berfungsi: dampak signifikan (significant impact) menyebabkan kerusakan biaya dan signifikan, tetapi perusahaan tersebut akan selamat atau dampak minor (minor ompact) sehari-hari. Baik untuk risiko parah maupun signifikan, analisis kelemahan harus dilaksanakan, ketika analisis mengindikasikan kelemahan tingkat tinggi (terdapat kelemahan substansial didalam sistem).

Setelah analisis risiko diselesaikan, hasil temuan sebaiknya didokumentasikan dalam laporan analisis risiko. Isi dari laporan ini sebaikya mencakup informasi berikut ini, mengenai tiap-tiap risiko.

1. Deskripsi risiko

2. Sumber risiko

3. Tingginya tingkat risiko

4. Pengendalian yang diterapkan pada risiko tersebut

PENGENDALIAN TEKNIS

Pengendalian teknis (technical control) adalah pengendalian yang menjadi satu didalam sistem dan dibuat oleh para penyusun sistem selama masa siklus penyusunan sistem. Melibatkan seorang auditor internal didalam tim proyek merupakan satu cara yang amat baik unntuk menjaga agar pengendalian semacam ini menjadi bagian dari desain sistem. Kebanyakan pengendalian keamanan dibuat berdasarkan teknologi peranti keras dan lunak. Yang paling populer akan dijelaskan pada bagian berikut.

Firewall

Sumber daya komputer selalu berada dalam risiko jika terhubung ke dalam jaringan. Salah satu pendekatan keamanan adalah secara fisik memisahkan situs WEB perusahaan dengan jaringan internal perusahaan yang berisikan data sensitif dan sistem informasi. Cara lain adalah menyediakan kata sandi kepada mitra dagang yang memungkinnya memasuki jaringan internal dari internet. Pendekatan ketiga adalah membangun dinding pelindung, atau firewall.

Firewall berfungsi sebagai penyaring dan penghalang yang membatasi aliran data ke dan dari perusahaan tersebut dan internet. Konsep dibalik firewall adalah dibuatnya suatu pengaman untuk semua komputer jaringan perusahaan dan bukannya pengaman terpisah untuk masing-masing komputer.

Pengendalian Kriptografis

Data dan informasi yang tersimpan dan ditransmisikan dapat dilindungi dari pengungkapan yang tidak terotorirasi dengan kriptografi, yaitu penggunaan kode yang menggunakan proses-proses matematika. Data dan informasi tersebut dapat dienkripsi dalam penyimpanan dan juga ditransmisikan ke dalam jaringan. Jika seseorang yang tidak memiliki otorisasi memperoleh akses, enkripsi tersebut akan membuat data dan informasi yang bermaksud tidak berarti apa-apa dan mencegah kesalahan penggunaan.

Pengendalian fisik

Peringatan pertama terhadap gangguan yang tidsk terotorisasi adalah mengunci pintu ruangan komputer. Perkembanagan seterusnya menghasilkan kunci-kunci yang lebih canggih, yang dibuka dengan cetakan telapak tangan dan cetakan suara, serta kamera pengintai dan alat penjaga keamanan. Perusahaan dapat melaksanakan pengendalian fisik hingga pada tahap tertinggi dengan cara menempatkan pusat komputernya ditempat terpencil yang jauh dari kota dan jauh dari wilayah yang sensitif terhadap bencana alam seperti gempa bumi, banjir, dan badai.

PENGENDALIAN FORMAL

Pengendalian formal mencakup penentuan cara berperilaku, dokumentasi prosedur dan praktik yang diharapkan, dan pengawasan serta pencegahan perilaku yang berbeda dari panduan yang berlaku. Pengendalian ini bersifat formal katena manajemen menghabiskan banyak waktu untuk menyusunnya, mendokumentasikan dalam bentuk tulisan dan diharapkan untuk berlaku dalam jangka panjang.

Terdapat persetujuan universal bahwa supaya pengendalian formal efektif, maka manajemen puncak harus berpartisipasi secara aktik dalam menentukan dan memberlakukannya.

PENGENDALIAN INFORMAL

Pengendalian informal mencakup pergram-program pelatihan dan edukasi serta program pembangunan manajemen. Pengendalian ini ditujukan untuk menjaga agar para karyawan perusahaan memahami serta mendukung program keamanan tersebut.

Banyak hal yang telah dicapai di wilayah standar keamanan. Baik pemerintah maupun asosiasi industri telah mengeluarkan standar atau memberikan bantuan dalam menentukan apa aja yang harus dimasukan ke dalam program-program keamanan. Pemerintah juga telah mengeluarkan undang-undang yang mengharuskan suatu standar diikuti atau membuat perusahaan mampu menyediakan informasi mengenai ancaman potensial dari teroris atau organisasi kejahatan tanpa harus takut mendapatkan hukuman. Bersama dengan dukungan industri juga tersedia berbagai program sertifikasi keamanan, yang membahas wilayah yang luas seperti praktik-praktik manajemen dan yang lebih sempit seperti kiptorgrafi.

Manajemen keberlangsungan bisnis dicapai melalui rencana kontinjensi, yang biasanya dibagi ke dalam subrencana. Rencana darurat (emergency plans) melindungi para karyawan rencana cadangan membuat organisasi mampu melanjutkan operasinya bahkan setelah hilangnya kemampuan komputer rencana catatan penting menjaga agar tidak ada data berharga yang hilang.

Saat ini telah tersedia berbagai pilihan bagi perusahaan yang berniat untuk meningkatkan keamanan informasinya. Ini merupakan satu wilayah aktivitas komputerisasi, dimana jalan yang tepat sudah jelas.