Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaaan
barang yang diperlukan oleh perusahaan. transaksi pembelian dapat digolongkan
menjadi dua yaitu pembelian lokal dan impor. pembelian lokal adalah pembelian
dari pemasok dalam negeri, sedangkan impor adalah pembelian dari pemasok luar
negeri.
Sistem Informasi Akuntansi memiliki beberapa sistem bagian (sub-system) yang berupa siklus-siklus akuntansi. Siklus akuntansi menunjukkan prosedur akuntansi mulai dari sumber data sampai ke proses pencatatan/ pengolahan akuntansinya.
Dalam hal ini akan membahas siklus pengeluaran (daur pembelian) yang merupakan prosedur pengeluaran kas perusahaan dimulai dari bagian gudang yang membutuhkan barang untuk persediaan, bagian pembelian, bagian penerimaan barang, bagian pencatatan, dan bagian keuangan.
Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Tunai
Pembelian tunai adalah pembelian yang dilakukan oleh perusahaan dengan mengeluarkan kas untuk pembayaran barang yang dibeli untuk keperluan aktivitas perusahaan dan untuk barang persediaan.
Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Kredit
Pembelian kredit adalah pembelian yang dilakukan oleh perusahaan yang dalam pembayarannya dilakukan secara bertahap atau secara angsuran kepada pemasok.
Dalam pembelian kredit umumnya sebelum melakukan transaksi pembelian harus mendapat otorisasi terhadap pembelian yang dilakukan.
Dokumen dalam Sistem Akuntansi Pembelian Tunai dan Kredit
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian tunai dan kredit adalah sebagai berikut :
1. Surat permintaan pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut.
2. Surat permintaan penawaran harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi(tidak repetitif).
3. Surat order pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah ditentukan. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan yaitu:
a. Tembusan pengakuan oleh pemasok yang dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok tersebut dan dikirim kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order pembelian, serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti tercantum dalam dokumen tersebut.
b. Tembusan bagi unit peminta barang
Dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesan.
c. Arsip tanggal penerimaan
Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebagai dasar untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika barang tidak dating pada waktu yang telah ditetapkan.
d. Arsip pemasok
Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok.
e. Tembusan fungsi penerimaan
Dikirim ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas, dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut.
4. Laporan penerimaan barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.
5. Surat perubahan order pembelian
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian(substitusi) atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis.
Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian yang dibuat dengan jumlah lembar tembusan yang sama dan dibagikan kepada pihak yang sama dengan yang menerima surat order pembelian.
6. Bukti kas keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. selain itu berfungsi juga sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepda pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran (berfungsi sebagai remmittance advice)
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah sebagai berikut :
a. Register bukti kas keluar
Dokumen ini merupakan jurnal yg digunakan utk mencatat transaksi pembelian jika perusahaan menggunakan voucher payable procedure (prosedur voucher hutang).
b. Jurnal Pembelian
Berguna untuk mencatat transaksi pembelian jika perusahaan menggunakan account payable procedure(prosedur hutang dagang).
c. Buku Pembantu utang
Digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok.
d. Buku Pembantu Persediaan
Digunakan untuk mencatat biaya persediaan yang dibeli oleh perusahaan.
Fungsi-fungsi yang Terkait dengan Pembelian Tunai dan Kredit
Adapun yang menjadi fungsi yang terkait pada transaksi pembelian baik secara tunai maupun kredit adalah sebagai berikut :
a. Fungsi Gudang
Bertugas dalam mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi sediaan yang ada di gudang digudang dan menyimpan barang yg telah diterima oleh fungsi penerimaan.
b. Fungsi Pembelian
Bertugas untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
c. Fungsi penerimaan barang
Bertugas untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yg diterima dari pemasok, serta menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi return.
d. Fungsi Pencatatan Utang
Bertugas untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar, menyelenggarakan arsip dokumen sumber(bukti kas keluar), dan menyelenggarakan buku pembantu utang sebagai buku pembantu uang.
e. Fungsi Akuntansi Umum
Bertugas untuk mencatat semua persediaan dan aktiva tetap yang dimiliki oleh perusahaan.
Pencatatan dalam transaksi pembelian Tunai dan Kredit
Jurnal pada saat terjadi Penjualan Tunai :
Purchase xxx
Cash xxx
Jurnal pada saat terjadi penjualan kredit :
Purchase xxx
Account Payable xxx
Prosedur dan Kebijakan Pembelian Tunai dan Kredit
Prosedur merupakan hal mutlak dan sangat diperlukan demi kelangsungan perusahaan.. Mulyadi (2001:5), Prosedur adalah ”suatu urutan klerikal, biasanya melibatkan orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin secara seragam transaksi perusahaan secara berulang-ulang.
Prosedur Pembelian Tunai
a. Bagian Gudang atau bagian yang membutuhkan barang memeriksa stok barang (pada kartu gudang).
Jika persediaan menunjukan batas minimal maka bagian gudang membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP) sebanyak 2 lembar, SPP lembar 1 diserahkan ke bagian pembelian dan SPP lembar 2 diarsip sementara.
b. Bagian Pembelian
Berdasarkan surat permintaan pembelian yang diberikan oleh bagian gudang, maka bagian pembelian membuat Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) sebanyak 2 lembar. SPPH lembar 1 diberikan kepada supplier, SPPH lembar 2 diarsip tetap.
Jika supplier telah menjawab penawaran harga yang perusahaan ajukan, maka supplier mengirimkan Surat Penawaran Harga (SPH).
c. Bagian Penerimaaan
Menerima SOP (surat order pembelian) lembar 2 dari bagian pembelian,menerima faktur barang (FB) dan Surat Jalan Barang (SJB) bersama barang dari supplier, kemudian memcocokan SOP lembar 2, FB, SJB dengan barang.
d. Bagian Keuangan
Setelah menerima SOP lembar 2, LPB lembar 2, SJB dan FB dari bagian penerimaan barang yang akan diotorisasi, kemudian membuat Surat Tanda Terima Pembayaran (STTP) sebanyak 3 lembar. Lembar 1 dikirim ke pemasok sedangkan STTP lembar 2, SOP lembar 2, LPB (laporan penerimaan barang), SJB dan FB dikirim ke bagian akuntansi, STTP lembar 3 diarsip.
e. Bagian Akuntansi
Menerima STTP lembar 2, SOP lembar 2, LPB lembar 2, SJB, FB dari bagian keuangan yang akan dicocokkan dan selanjutnya melakukan penjurnalan.
Prosedur Pembelian Kredit
a. Bagian administrasi menerima Order Pembelian rangkap ketiga dari bagian pembelian dan Bukti Pembelian Barang dari bagian gudang, serta Faktur pemasok kemudian menyesuaikannya. bagian administrasi akan menyimpan data-data utang yang timbul akibat pembelian kredit ke dalam database
Jika sudah waktu jatuh tempo, maka bagian administrasi akan menerima tagihan dari pemasok.
b. Berdasarkan tagihan dari pemasok dan data-data utang perusahaan, bagian administrasi melakukan pembayaran
kepada pemasok dengan cara transfer, cek ataupun giro.
c. Jika pembayaran sudah dilakukan, maka pemasok akan menyerahkan Kwitansi tanda pembayaran.
d. Berdasarkan Kwitansi tersebut, bagian administrasi membuat dan mencetak dokumen Tanda Terima dua rangkap
diserahkan kepada pemasok.
e. Pemasok menandatangani kedua rangkap dokumen Tanda Terima tersebut.
f. Tanda Terima rangkap satu disimpan oleh pemasok dan Tanda Terima rangkap kedua disimpan untuk perusahaan.
g. Data-data utang yang sudah dibayar disimpan dalam database oleh bagian administrasi.
h. Setiap bulannya bagian administrasi mencetak Laporan Pembelian Tunai dan Kredit, dan Laporan Saldo Utang.
Simpulan
1. Pembelian tunai adalah pembelian yang dilakukan oleh perusahaan dengan mengeluarkan kas untuk pembayaran barang yang dibeli untuk keperluan aktivitas perusahaan dan untuk barang persediaan, sedangkan pembelian kredit merupakan pembelian yang dilakukan oleh perusahaan yang dalam pembayarannya dilakukan secara bertahap atau secara angsuran kepada pemasok.
2. Fungsi-fungsi yang terkait dalam transaksi pembelian baik secara tunai maupun kredit adalah fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan barang, fungsi pencatatan utang, serta akuntansi umum.
3. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian tunai dan kredit adalah surat permintaan pembelian, surat permintaan penawaran harga, surat order pembelian, laporan penerimaan barang, surat perubahan order pembelian, dan bukti kas keluar.
4. Pengendalian internal terhadap sistem informasi akuntansi pembelian baik
secara tunai maupun kredit harus diotorisasi baik secara umum dan khusus
untuk setiap pembelian, setiap surat order pembelian harus didasarkan pada
surat permintaan pembelian yang telah diotorisasi, penyerahan barang dari
fungsi penerimaan barang ke fungsi gudang harus didokumentasikan, setiap
bukti kas keluar harus dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap dan sah, semua formulir harus bernomor urut tercetak, dan mereview kinerja
secara periodik.
http://legonkulonchat.blogspot.com/2012/06/sistem-informasi-akutansi-pembelian.html
Sistem Informasi Akuntansi memiliki beberapa sistem bagian (sub-system) yang berupa siklus-siklus akuntansi. Siklus akuntansi menunjukkan prosedur akuntansi mulai dari sumber data sampai ke proses pencatatan/ pengolahan akuntansinya.
Dalam hal ini akan membahas siklus pengeluaran (daur pembelian) yang merupakan prosedur pengeluaran kas perusahaan dimulai dari bagian gudang yang membutuhkan barang untuk persediaan, bagian pembelian, bagian penerimaan barang, bagian pencatatan, dan bagian keuangan.
Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Tunai
Pembelian tunai adalah pembelian yang dilakukan oleh perusahaan dengan mengeluarkan kas untuk pembayaran barang yang dibeli untuk keperluan aktivitas perusahaan dan untuk barang persediaan.
Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Kredit
Pembelian kredit adalah pembelian yang dilakukan oleh perusahaan yang dalam pembayarannya dilakukan secara bertahap atau secara angsuran kepada pemasok.
Dalam pembelian kredit umumnya sebelum melakukan transaksi pembelian harus mendapat otorisasi terhadap pembelian yang dilakukan.
Dokumen dalam Sistem Akuntansi Pembelian Tunai dan Kredit
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian tunai dan kredit adalah sebagai berikut :
1. Surat permintaan pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut.
2. Surat permintaan penawaran harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi(tidak repetitif).
3. Surat order pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah ditentukan. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan yaitu:
a. Tembusan pengakuan oleh pemasok yang dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok tersebut dan dikirim kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order pembelian, serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti tercantum dalam dokumen tersebut.
b. Tembusan bagi unit peminta barang
Dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesan.
c. Arsip tanggal penerimaan
Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebagai dasar untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika barang tidak dating pada waktu yang telah ditetapkan.
d. Arsip pemasok
Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok.
e. Tembusan fungsi penerimaan
Dikirim ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas, dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut.
4. Laporan penerimaan barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.
5. Surat perubahan order pembelian
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian(substitusi) atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis.
Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian yang dibuat dengan jumlah lembar tembusan yang sama dan dibagikan kepada pihak yang sama dengan yang menerima surat order pembelian.
6. Bukti kas keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. selain itu berfungsi juga sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepda pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran (berfungsi sebagai remmittance advice)
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah sebagai berikut :
a. Register bukti kas keluar
Dokumen ini merupakan jurnal yg digunakan utk mencatat transaksi pembelian jika perusahaan menggunakan voucher payable procedure (prosedur voucher hutang).
b. Jurnal Pembelian
Berguna untuk mencatat transaksi pembelian jika perusahaan menggunakan account payable procedure(prosedur hutang dagang).
c. Buku Pembantu utang
Digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok.
d. Buku Pembantu Persediaan
Digunakan untuk mencatat biaya persediaan yang dibeli oleh perusahaan.
Fungsi-fungsi yang Terkait dengan Pembelian Tunai dan Kredit
Adapun yang menjadi fungsi yang terkait pada transaksi pembelian baik secara tunai maupun kredit adalah sebagai berikut :
a. Fungsi Gudang
Bertugas dalam mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi sediaan yang ada di gudang digudang dan menyimpan barang yg telah diterima oleh fungsi penerimaan.
b. Fungsi Pembelian
Bertugas untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
c. Fungsi penerimaan barang
Bertugas untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yg diterima dari pemasok, serta menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi return.
d. Fungsi Pencatatan Utang
Bertugas untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar, menyelenggarakan arsip dokumen sumber(bukti kas keluar), dan menyelenggarakan buku pembantu utang sebagai buku pembantu uang.
e. Fungsi Akuntansi Umum
Bertugas untuk mencatat semua persediaan dan aktiva tetap yang dimiliki oleh perusahaan.
Pencatatan dalam transaksi pembelian Tunai dan Kredit
Jurnal pada saat terjadi Penjualan Tunai :
Purchase xxx
Cash xxx
Jurnal pada saat terjadi penjualan kredit :
Purchase xxx
Account Payable xxx
Prosedur dan Kebijakan Pembelian Tunai dan Kredit
Prosedur merupakan hal mutlak dan sangat diperlukan demi kelangsungan perusahaan.. Mulyadi (2001:5), Prosedur adalah ”suatu urutan klerikal, biasanya melibatkan orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin secara seragam transaksi perusahaan secara berulang-ulang.
Prosedur Pembelian Tunai
a. Bagian Gudang atau bagian yang membutuhkan barang memeriksa stok barang (pada kartu gudang).
Jika persediaan menunjukan batas minimal maka bagian gudang membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP) sebanyak 2 lembar, SPP lembar 1 diserahkan ke bagian pembelian dan SPP lembar 2 diarsip sementara.
b. Bagian Pembelian
Berdasarkan surat permintaan pembelian yang diberikan oleh bagian gudang, maka bagian pembelian membuat Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) sebanyak 2 lembar. SPPH lembar 1 diberikan kepada supplier, SPPH lembar 2 diarsip tetap.
Jika supplier telah menjawab penawaran harga yang perusahaan ajukan, maka supplier mengirimkan Surat Penawaran Harga (SPH).
c. Bagian Penerimaaan
Menerima SOP (surat order pembelian) lembar 2 dari bagian pembelian,menerima faktur barang (FB) dan Surat Jalan Barang (SJB) bersama barang dari supplier, kemudian memcocokan SOP lembar 2, FB, SJB dengan barang.
d. Bagian Keuangan
Setelah menerima SOP lembar 2, LPB lembar 2, SJB dan FB dari bagian penerimaan barang yang akan diotorisasi, kemudian membuat Surat Tanda Terima Pembayaran (STTP) sebanyak 3 lembar. Lembar 1 dikirim ke pemasok sedangkan STTP lembar 2, SOP lembar 2, LPB (laporan penerimaan barang), SJB dan FB dikirim ke bagian akuntansi, STTP lembar 3 diarsip.
e. Bagian Akuntansi
Menerima STTP lembar 2, SOP lembar 2, LPB lembar 2, SJB, FB dari bagian keuangan yang akan dicocokkan dan selanjutnya melakukan penjurnalan.
Prosedur Pembelian Kredit
a. Bagian administrasi menerima Order Pembelian rangkap ketiga dari bagian pembelian dan Bukti Pembelian Barang dari bagian gudang, serta Faktur pemasok kemudian menyesuaikannya. bagian administrasi akan menyimpan data-data utang yang timbul akibat pembelian kredit ke dalam database
Jika sudah waktu jatuh tempo, maka bagian administrasi akan menerima tagihan dari pemasok.
b. Berdasarkan tagihan dari pemasok dan data-data utang perusahaan, bagian administrasi melakukan pembayaran
kepada pemasok dengan cara transfer, cek ataupun giro.
c. Jika pembayaran sudah dilakukan, maka pemasok akan menyerahkan Kwitansi tanda pembayaran.
d. Berdasarkan Kwitansi tersebut, bagian administrasi membuat dan mencetak dokumen Tanda Terima dua rangkap
diserahkan kepada pemasok.
e. Pemasok menandatangani kedua rangkap dokumen Tanda Terima tersebut.
f. Tanda Terima rangkap satu disimpan oleh pemasok dan Tanda Terima rangkap kedua disimpan untuk perusahaan.
g. Data-data utang yang sudah dibayar disimpan dalam database oleh bagian administrasi.
h. Setiap bulannya bagian administrasi mencetak Laporan Pembelian Tunai dan Kredit, dan Laporan Saldo Utang.
Simpulan
1. Pembelian tunai adalah pembelian yang dilakukan oleh perusahaan dengan mengeluarkan kas untuk pembayaran barang yang dibeli untuk keperluan aktivitas perusahaan dan untuk barang persediaan, sedangkan pembelian kredit merupakan pembelian yang dilakukan oleh perusahaan yang dalam pembayarannya dilakukan secara bertahap atau secara angsuran kepada pemasok.
2. Fungsi-fungsi yang terkait dalam transaksi pembelian baik secara tunai maupun kredit adalah fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan barang, fungsi pencatatan utang, serta akuntansi umum.
3. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian tunai dan kredit adalah surat permintaan pembelian, surat permintaan penawaran harga, surat order pembelian, laporan penerimaan barang, surat perubahan order pembelian, dan bukti kas keluar.
4. Pengendalian internal terhadap sistem informasi akuntansi pembelian baik
secara tunai maupun kredit harus diotorisasi baik secara umum dan khusus
untuk setiap pembelian, setiap surat order pembelian harus didasarkan pada
surat permintaan pembelian yang telah diotorisasi, penyerahan barang dari
fungsi penerimaan barang ke fungsi gudang harus didokumentasikan, setiap
bukti kas keluar harus dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap dan sah, semua formulir harus bernomor urut tercetak, dan mereview kinerja
secara periodik.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar